В рамках программы «Эффективный регион» Комитет имущественных отношений Санкт‑Петербурга подвёл итоги реализации проекта по оптимизации внутреннего документооборота. В результате внедрения бережливых технологий удалось сократить трудозатраты на обязательные действия при работе с входящими документами и поручениями.

«В Петербурге активно продолжается реализация программы «Эффективный регион», в которую вовлечены все городские Комитеты и районные администрации. Мы оптимизируем процессы в исполнительных органах государственной власти, чтобы увеличить скорость и эффективность их работы, снизить потери временных и материальных ресурсов. Программа реализуется Правительством Санкт‑Петербурга по поручению Губернатора Александра Беглова, при экспертной поддержке представителей ГК «Росатом» и команды изменений Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра», — комментирует вице-губернатор Санкт‑Петербурга Станислав Казарин.

Реализация проекта в КИО продолжалась на протяжении года. В ходе реализации участники проекта определили ключевые направления для сокращения числа резолюций по документам и упрощения работы в целом. Например, было исключено лишнее дублирование документов, в том числе в Единой системе электронного документооборота Комитета и подведомственного СПб ГКУ «Имущество Санкт‑Петербурга». Дополнительные методические рекомендации помогли сотрудникам без ошибок создавать электронные документы.

Также в результате проектной работы упростили процесс ознакомления сотрудников с нормативными правовыми актами и иными материалами, которые присылают для учёта: предложили коллегам группировать такие документы и присылать их пакетом за определённый период.

Большинство органов власти поддержали предложение КИО и перешли на предоставление сводной служебной информации раз в квартал. По новеллам в нормативной базе юристы КИО готовят краткие информационные справки для ознакомления сотрудников Комитета.

Благодаря упрощению описаний государственных услуг, обновлению и расширению раздела «Ответы на актуальные вопросы» на сайте commim.spb.ru удалось минимизировать «веерную» рассылку документов по разным ведомствам и уйти от одновременной подачи заявлений в бумажном и электронном виде.

Кроме того, КИО подготовил предложения по модернизации Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (ЕСЭДД), которой пользуются все органы власти Санкт‑Петербурга и многие государственные учреждения. Эти предложения рассмотрели на заседании рабочей группы по развитию ЕСЭДД и включили в план развития системы. Ключевые аспекты в функционале регистрационных карт ЕСЭДД уже доработаны по заявке КИО.

При по-прежнему значительном объёме документооборота в Комитете имущественных отношений Санкт‑Петербурга внедрение решений проектной группы позволило на 10% сократить общее число резолюций, а за счёт этого — и время на работу с документом и подготовку обоснованного ответа. Совокупные трудозатраты снизились на 1540 документов в месяц.

Полезный опыт по оптимизации внутреннего документооборота, предложенный проектной группой КИО, смогут использовать и другие органы власти Санкт‑Петербурга.